Abrechnung nach dem Abflussprinzip: bei Heizkosten unzulässig

Bei der Erstellung einer Heizkostenabrechnung stellt sich immer wieder die Frage, welche Energiekosten in die Abrechnung eingestellt werden dürfen. Gerade bei Gas, Öl, Fernwärme oder Contracting kommt es häufig zu Missverständnissen zwischen Abflussprinzip und Leistungsprinzip.

Wichtig ist: Bei Heiz- und Warmwasserkosten ist eine Abrechnung nach dem reinen Abflussprinzip grundsätzlich unzulässig. Maßgeblich sind nicht einfach die im Abrechnungszeitraum bezahlten Abschläge oder Rechnungen, sondern die Kosten der im Abrechnungszeitraum tatsächlich verbrauchten Brennstoffe oder Energie. Der Bundesgerichtshof hat dies mit Urteil vom 01.02.2012 – VIII ZR 156/11 klargestellt.

Was bedeutet Abflussprinzip?

Beim Abflussprinzip werden die Kosten in dem Zeitraum berücksichtigt, in dem sie tatsächlich bezahlt wurden. Entscheidend ist also der Zahlungsabfluss vom Konto des Vermieters oder der Hausverwaltung.

Ein Beispiel:
Der Energieversorger bucht im Jahr 2025 mehrere Abschläge für Gas ab. Beim Abflussprinzip würden genau diese im Jahr 2025 bezahlten Beträge in die Abrechnung übernommen — unabhängig davon, ob sie exakt dem tatsächlichen Energieverbrauch des Abrechnungszeitraums entsprechen.

Bei vielen kalten Betriebskosten kann das Abflussprinzip unter bestimmten Voraussetzungen eine Rolle spielen. Bei Heiz- und Warmwasserkosten gelten jedoch strengere Anforderungen, weil hier die Heizkostenverordnung maßgeblich ist.

Warum ist das Abflussprinzip bei Heizkosten unzulässig?

Die Heizkostenverordnung verlangt eine verbrauchsabhängige und periodengerechte Abrechnung. Nach § 7 Abs. 2 HeizkostenV gehören zu den Kosten des Betriebs einer zentralen Heizungsanlage insbesondere die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung. Daraus folgt: Es dürfen nur die Kosten angesetzt werden, die dem jeweiligen Heizkosten-Abrechnungszeitraum tatsächlich zuzuordnen sind.

Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass Heizkosten nicht nach dem Abflussprinzip abgerechnet werden können. Eine Heizkostenabrechnung, die lediglich auf den im Abrechnungszeitraum geleisteten Abschlagszahlungen an den Energieversorger beruht, ist inhaltlich fehlerhaft.

Leistungsprinzip bei Heizkosten

Bei Heizkosten gilt daher grundsätzlich das Leistungsprinzip. Entscheidend ist, welche Energie oder welcher Brennstoff im jeweiligen Abrechnungszeitraum tatsächlich verbraucht oder geliefert wurde.

Das bedeutet für die Praxis:

• Abschlagszahlungen an den Energieversorger reichen allein nicht aus
• Schlussrechnungen müssen dem richtigen Zeitraum zugeordnet werden
• abweichende Energiezeiträume müssen abgegrenzt werden
• bei Öl, Pellets oder Flüssiggas sind Anfangs- und Endbestände zu berücksichtigen
• bei Fernwärme, Gas oder Contracting sind die tatsächlichen Verbrauchszeiträume entscheidend
• Preisänderungen innerhalb eines Jahres müssen nachvollziehbar berücksichtigt werden

Eine saubere Heizkostenabrechnung setzt deshalb voraus, dass die Energie- und Brennstoffkosten periodengerecht dem richtigen Abrechnungszeitraum zugeordnet werden.

Typische Fehler in der Praxis

In der Praxis entstehen fehlerhafte Heizkostenabrechnungen häufig dadurch, dass Hausverwaltungen oder Vermieter einfach die bezahlten Abschläge aus der Buchhaltung übernehmen. Das kann insbesondere dann problematisch werden, wenn:

• der Energieversorger einen anderen Abrechnungszeitraum verwendet
• Schlussrechnungen erst im Folgejahr eingehen
• Abschläge zu hoch oder zu niedrig waren
• es Preisänderungen während des Jahres gab
• ein Versorgerwechsel stattgefunden hat
• Fernwärme- oder Contracting-Rechnungen nicht zum Kalenderjahr passen
• bei Öl oder Pellets Lagerbestände nicht berücksichtigt wurden

Solche Fälle führen schnell dazu, dass nicht der tatsächliche Verbrauch des Abrechnungszeitraums abgerechnet wird, sondern lediglich eine Zahlungsbewegung. Genau das ist bei Heizkosten nicht ausreichend.

Beispiel: Warum Abschläge nicht genügen

Eine Hausverwaltung zahlt im Jahr 2025 monatliche Gasabschläge von jeweils 2.000 Euro. Insgesamt fließen also 24.000 Euro an den Gasversorger ab.

Die tatsächliche Jahresabrechnung des Gasversorgers ergibt später aber Energiekosten von 28.500 Euro für den relevanten Verbrauchszeitraum. Zusätzlich kann der Rechnungszeitraum des Versorgers vom Heizkosten-Abrechnungszeitraum der Liegenschaft abweichen.

In diesem Fall dürfen nicht automatisch nur die gezahlten 24.000 Euro angesetzt werden. Entscheidend ist, welche Gas- oder Energiekosten tatsächlich dem Abrechnungszeitraum der Heizkostenabrechnung zuzuordnen sind.

Fehler kann nicht einfach durch Kürzung geheilt werden

Besonders wichtig: Eine fehlerhafte Abrechnung nach dem Abflussprinzip kann nicht einfach dadurch geheilt werden, dass der Nutzeranteil nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV pauschal gekürzt wird. Der BGH hat klargestellt, dass die Kostenbasis selbst korrekt ermittelt werden muss. Erst wenn die richtigen Brennstoff- oder Energiekosten angesetzt wurden, kann eine ordnungsgemäße Verteilung erfolgen.

Was tun bei abweichenden Abrechnungszeiträumen?

Wenn der Zeitraum der Gas-, Fernwärme- oder Energieabrechnung nicht mit dem Abrechnungszeitraum der Liegenschaft übereinstimmt, müssen die Kosten nachvollziehbar abgegrenzt werden.

Mögliche Lösungswege sind:

• Zwischenabrechnung des Energieversorgers
• Zwischenablesung zum Ende des Abrechnungszeitraums
• rechnerische Abgrenzung anhand plausibler Verbrauchsdaten
• Anpassung des Energieversorger-Zeitraums an den Wirtschaftszeitraum der Liegenschaft
• Anpassung des Heizkosten-Abrechnungszeitraums, soweit rechtlich und organisatorisch sinnvoll

Minol weist in diesem Zusammenhang ebenfalls darauf hin, dass Vermieter und Verwalter das Abflussprinzip bei Heizkosten vermeiden und stattdessen rechtssichere Lösungen für die zeitliche Zuordnung der Energiekosten nutzen sollten.

Bedeutung für Hausverwaltungen und Vermieter

Für Hausverwaltungen, Vermieter und Eigentümergemeinschaften bedeutet das: Energieabrechnungen sollten nicht ungeprüft an den Messdienst weitergegeben werden. Entscheidend sind der tatsächliche Verbrauchszeitraum, die Kosten der verbrauchten Energie und die richtige Zuordnung zur Heizkostenabrechnung.

Besonders wichtig sind:

• vollständige Energie- oder Brennstoffrechnungen
• korrekte Anfangs- und Endzählerstände
• Angaben zu Preisänderungen
• Nachweise zu Abschlägen und Schlussrechnungen
• Lagerbestände bei Öl, Pellets oder Flüssiggas
• Rechnungszeiträume bei Fernwärme und Contracting
• Zwischenablesungen bei abweichenden Zeiträumen

Nur wenn diese Unterlagen vollständig und nachvollziehbar vorliegen, kann eine rechtssichere und transparente Heizkostenabrechnung erstellt werden.

ProCalor unterstützt bei periodengerechter Heizkostenabrechnung

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Gerade bei abweichenden Abrechnungszeiträumen, Fernwärme, Contracting, Mieterstrom oder komplexen Energieabrechnungen ist eine saubere Zuordnung der Kosten entscheidend. ProCalor prüft die abrechnungsrelevanten Unterlagen, ordnet Brennstoff- und Energiekosten dem richtigen Zeitraum zu und erstellt nachvollziehbare Abrechnungen.

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