Was tun, wenn Heizkostenabrechnung und Gas- oder Fernwärmerechnung unterschiedliche Abrechnungszeiträume haben? ProCalor erklärt die richtige Zuordnung von Energie- und Brennstoffkosten.
Unterschiedliche Abrechnungszeiträume für Heizen und Energie
Bei der Erstellung einer Heizkostenabrechnung kommt es in der Praxis häufig vor, dass der Abrechnungszeitraum der Liegenschaft nicht mit dem Abrechnungszeitraum des Energieversorgers übereinstimmt. Besonders bei Gasrechnungen, Fernwärmerechnungen oder Energieabrechnungen können unterschiedliche Zeiträume entstehen.
Ein Beispiel: Die Hausverwaltung rechnet die Heizkosten vom 01.01. bis 31.12. ab. Der Gasversorger oder Fernwärmelieferant stellt seine Rechnung jedoch für den Zeitraum vom 01.10. bis 30.09. aus. Dadurch entsteht die Frage, welche Kosten in der Heizkostenabrechnung angesetzt werden dürfen.
Für Hausverwaltungen, Vermieter und Eigentümergemeinschaften ist dieser Punkt wichtig, da eine Heizkostenabrechnung nachvollziehbar, periodengerecht und verbrauchsabhängig erstellt werden muss.
Warum unterschiedliche Abrechnungszeiträume ein Problem sein können
Die Heizkostenabrechnung muss die Kosten erfassen, die dem jeweiligen Abrechnungszeitraum der Liegenschaft zuzuordnen sind. Nicht immer reicht es aus, einfach die Rechnung des Energieversorgers vollständig zu übernehmen, wenn diese einen anderen Zeitraum betrifft.
Wird beispielsweise eine Energierechnung abgerechnet, die teilweise in das Vorjahr oder Folgejahr fällt, kann dies zu einer falschen Kostenzuordnung führen. Die Folge können Rückfragen von Mietern, Beanstandungen durch Mietervereine oder eine nicht nachvollziehbare Heizkostenabrechnung sein.
Gerade bei steigenden Energiepreisen, Preisänderungen innerhalb eines Jahres oder unterschiedlichen Abschlags- und Rechnungszeiträumen ist eine saubere Zuordnung besonders wichtig.
Heizkostenabrechnung: Leistungsprinzip statt reines Abflussprinzip
Bei Heiz- und Warmwasserkosten ist entscheidend, welche Energie im jeweiligen Abrechnungszeitraum tatsächlich verbraucht oder geliefert wurde. Reine Vorauszahlungen oder Abschläge an den Energieversorger sind nicht automatisch die richtigen Kosten für die Heizkostenabrechnung.
Das bedeutet: Für die Heizkostenabrechnung kommt es nicht allein darauf an, wann eine Zahlung an den Gasversorger oder Fernwärmelieferanten geleistet wurde. Entscheidend ist vielmehr, welche Brennstoff- oder Energiekosten dem Abrechnungszeitraum der Liegenschaft zuzurechnen sind.
Dadurch unterscheidet sich die Heizkostenabrechnung von manchen anderen Betriebskostenarten, bei denen das Abflussprinzip in bestimmten Fällen weiterhin eine Rolle spielen kann.
Gesetzliche Grundlage und BGH-Rechtsprechung
Die rechtliche Grundlage für die Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten ergibt sich insbesondere aus der Heizkostenverordnung. Nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV sind die Kosten des Betriebs einer zentralen Heizungsanlage grundsätzlich zu mindestens 50 % und höchstens 70 % nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen. Die übrigen Kosten werden nach Wohnfläche, Nutzfläche oder umbautem Raum verteilt.
Für unterschiedliche Abrechnungszeiträume besonders wichtig ist § 7 Abs. 2 HeizkostenV. Dort werden als Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage insbesondere die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und deren Lieferung genannt. Daraus folgt, dass bei Heizkosten nicht einfach die im Abrechnungszeitraum bezahlten Abschläge angesetzt werden dürfen, sondern die tatsächlich dem Abrechnungszeitraum zuzuordnenden Brennstoff- oder Energiekosten.
Der Bundesgerichtshof hat dies mit Urteil vom 01.02.2012 – VIII ZR 156/11 ausdrücklich bestätigt. Danach können Heizkosten nicht nach dem Abflussprinzip, sondern nur unter Ansatz des im jeweiligen Abrechnungszeitraum tatsächlich verbrauchten Brennstoffs abgerechnet werden. Eine Abrechnung, die lediglich auf den im Kalenderjahr geleisteten Zahlungen oder Abschlägen an den Energieversorger beruht, ist inhaltlich fehlerhaft.
Wichtig ist außerdem: Dieser Fehler kann nach der BGH-Rechtsprechung nicht einfach dadurch geheilt werden, dass der Nutzeranteil nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV pauschal gekürzt wird. Der BGH stellt klar, dass zunächst die Kosten des im Abrechnungszeitraum verbrauchten Brennstoffs korrekt ermittelt und angesetzt werden müssen.
Damit unterscheidet sich die Heizkostenabrechnung von sogenannten kalten Betriebskosten. Für kalte Betriebskosten hat der BGH das Abflussprinzip grundsätzlich zugelassen, etwa im Urteil vom 20.02.2008 – VIII ZR 49/07. Für Heiz- und Warmwasserkosten gilt diese Erleichterung jedoch nicht ohne Weiteres, weil die Heizkostenverordnung speziellere Vorgaben enthält.
Für Vermieter und Hausverwaltungen bedeutet das: Liegt die Gasrechnung, Fernwärmerechnung oder Energieabrechnung in einem anderen Zeitraum als die Heizkostenabrechnung der Liegenschaft, müssen die Kosten periodengerecht abgegrenzt oder durch geeignete Unterlagen dem richtigen Abrechnungszeitraum zugeordnet werden. Möglich sind zum Beispiel Zwischenablesungen, Zwischenabrechnungen des Energieversorgers oder eine nachvollziehbare rechnerische Abgrenzung.
Die allgemeine Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter zudem spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Diese Frist ergibt sich aus § 556 Abs. 3 BGB.
Typische Fälle aus der Praxis
Unterschiedliche Abrechnungszeiträume entstehen häufig bei:
- Gasrechnungen mit abweichendem Versorgungszeitraum
- Fernwärmerechnungen, die nicht dem Kalenderjahr entsprechen
- Energieabrechnungen mit Zwischenablesung
- Preisänderungen während des Jahres
- Umstellung des Energieversorgers
- Eigentümerwechsel oder Verwaltungswechsel
- neuen Liegenschaften im Bestand einer Hausverwaltung
- verspätet vorliegenden Rechnungen des Energieversorgers
- Abrechnungen für Contracting oder Energieliefermodelle
In solchen Fällen ist es wichtig, die Energie- und Brennstoffkosten korrekt dem jeweiligen Heizkostenabrechnungszeitraum zuzuordnen.
Mögliche Lösungen bei abweichenden Zeiträumen
Wenn sich der Zeitraum der Heizkostenabrechnung nicht mit dem Zeitraum der Gas- oder Fernwärmerechnung deckt, gibt es verschiedene Möglichkeiten.
1. Zwischenabrechnung oder Zwischenablesung beim Energieversorger
Eine Möglichkeit ist, den Zählerstand zum Ende des Abrechnungszeitraums festzuhalten und beim Energieversorger eine Zwischenabrechnung oder zeitanteilige Abgrenzung anzufordern.
Das ist besonders sinnvoll, wenn die Heizkostenabrechnung kalenderjährlich erstellt wird, der Energieversorger aber einen abweichenden Rechnungszeitraum verwendet.
2. Anpassung des Heizkosten-Abrechnungszeitraums
In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, den Abrechnungszeitraum der Heizkosten an den Abrechnungszeitraum des Energieversorgers anzupassen. Dadurch können Umrechnungen und Abgrenzungen reduziert werden.
Wichtig ist jedoch, dass der Abrechnungszeitraum die gesetzlichen Vorgaben einhält und grundsätzlich nicht mehr als zwölf Monate umfasst.
3. Anpassung des Energieversorger-Zeitraums
Teilweise kann auch der Energieversorger gebeten werden, seinen Abrechnungszeitraum an den Wirtschaftszeitraum der Liegenschaft anzupassen. Das kann insbesondere für Hausverwaltungen und größere Immobilienbestände sinnvoll sein, wenn mehrere Objekte einheitlich abgerechnet werden sollen.
Warum eine genaue Kostenzuordnung wichtig ist
Eine korrekte Zuordnung der Energie- und Brennstoffkosten ist die Grundlage für eine nachvollziehbare Heizkostenabrechnung. Werden falsche Zeiträume oder reine Abschlagszahlungen angesetzt, kann die Abrechnung angreifbar werden.
Eine periodengerechte Heizkostenabrechnung sorgt dafür, dass nur die Kosten berücksichtigt werden, die dem jeweiligen Abrechnungszeitraum tatsächlich zugeordnet werden können. Das schafft Transparenz für Eigentümer, Hausverwaltungen und Nutzer.
Bedeutung für Hausverwaltungen und Vermieter
Für Hausverwaltungen und Vermieter bedeutet das: Energieabrechnungen sollten vor der Weitergabe an den Messdienst sorgfältig geprüft werden. Entscheidend sind insbesondere:
- Abrechnungszeitraum der Liegenschaft
- Zeitraum der Gas-, Öl- oder Fernwärmerechnung
- Anfangs- und Endzählerstände
- Preisänderungen innerhalb des Jahres
- Abschläge und Schlussrechnungen
- Brennstofflieferungen und Lagerbestände bei Öl oder Pellets
- Abgrenzungen bei Eigentümer- oder Verwaltungswechsel
- mögliche Zwischenabrechnungen des Versorgers
Je besser die Unterlagen vorbereitet sind, desto nachvollziehbarer kann die Heizkostenabrechnung erstellt werden.
ProCalor unterstützt bei komplexen Heizkostenabrechnungen
Die ProCalor GmbH unterstützt Hausverwaltungen, Vermieter, Eigentümergemeinschaften, Immobilieninvestoren, Immobilienfonds und private Immobilieneigentümer bei der Erstellung von Heizkostenabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen und Energieabrechnungen.
Gerade bei unterschiedlichen Abrechnungszeiträumen für Heizen und Energie ist Erfahrung wichtig. ProCalor prüft die abrechnungsrelevanten Unterlagen, ordnet Energie- und Brennstoffkosten dem richtigen Zeitraum zu und erstellt nachvollziehbare Abrechnungen für Wohn- und Gewerbeimmobilien.
Als Messdienst mit Erfahrung in komplexen Abrechnungssituationen unterstützt ProCalor auch bei Fernwärmeabrechnungen, Contracting-Abrechnungen, Mieterstrom-Abrechnungen und Abrechnungen für Energielieferer.
Mit moderner Funk-Messtechnik, digitalen Prozessen und eigener Fachmontage sorgt ProCalor für klare Verbrauchsdaten und transparente Abrechnungen.
Maßgeblich ist insbesondere § 7 Abs. 2 HeizkostenV. Danach sind bei der Heizkostenabrechnung die Kosten der verbrauchten Brennstoffe bzw. Energie anzusetzen. Deshalb müssen Gas-, Fernwärme- oder Energiekosten dem richtigen Heizkostenabrechnungszeitraum zugeordnet werden.
Entscheidend ist vor allem BGH, Urteil vom 01.02.2012 – VIII ZR 156/11. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass Heizkosten nicht nach dem reinen Abflussprinzip abgerechnet werden dürfen, sondern nach dem im Abrechnungszeitraum tatsächlich verbrauchten Brennstoff.
Ja, unterschiedliche Zeiträume kommen in der Praxis vor. Wichtig ist, dass die Energie- und Brennstoffkosten korrekt dem Abrechnungszeitraum der Heizkostenabrechnung zugeordnet werden.
Nein, bei Heiz- und Warmwasserkosten reicht der Ansatz bloßer Abschlagszahlungen grundsätzlich nicht aus. Entscheidend ist, welche Energie oder welcher Brennstoff dem jeweiligen Abrechnungszeitraum tatsächlich zuzuordnen ist.
Bei sogenannten kalten Betriebskosten kann das Abflussprinzip unter bestimmten Voraussetzungen zulässig sein. Bei Heiz- und Warmwasserkosten gelten jedoch die besonderen Vorgaben der Heizkostenverordnung. Deshalb ist hier regelmäßig das Leistungsprinzip maßgeblich.
Das hängt von der Liegenschaft ab. Möglich sind eine Zwischenabrechnung des Versorgers, eine Anpassung des Heizkostenzeitraums oder eine Anpassung des Versorgerzeitraums.